もう二度と失敗しない会議室の選び方【運営が選ぶ本当にオススメの会議室サイトTop3】
こんにちは、Blinkです。
皆さんは貸し会議室を利用したことはありますか？
近年注目されている空きスペースを使った事業の中でも、ひときわ注目を集めているのがこの貸し会議室なんです。
とは言っても
「お金を払ってわざわざ会議室を借りるなんて意味あるの？」と感じている人もまだまだ多いはず。
今回は「これから貸し会議室の利用を考えている人」や
「貸し会議室で失敗したことのある人」に向けて、
貸し会議室の魅力と、失敗しない会議室の選び方をお伝えします!!
目次
なんで今貸し会議室がアツいのか？
わざわざお金を払ってまで、なぜ今こんなにも貸し会議室が人気なのでしょうか？
そして、一体どのような人たちが貸し会議室を利用しているのでしょうか？
オフィスワーカー
自社でオフィスを構えていても会議室を持っていない会社や、会議室を持っていても、その日程で空きがない、人数が入りきらない、といった場合です。
クライアントを招いての大規模な打ち合わせから各種セミナーまで、自社の会議室ではできないことも、貸し会議室を利用すれば目的に合わせて選択肢の幅を大きく広げることができます。
また、近年急速に増えているのはフリーランスや固定のオフィスを持たない自由な働き方をしている人たちです。
現在、日本の労働人口の6分の1、アメリカでは3分の1がフリーランスであるとも言われ、世界的にもフリーランス人口、市場は拡大しているんです。
彼らはカフェを利用するイメージがありますが、クライアントとの仕事の時などには、十分な設備と環境を求めて貸し会議室を利用します。
フリーランス市場・自由な働きかたの拡大に伴い、
貸し会議室の需要もますます大きくなってくると考えられています!!
(近年のフリーランス事情についてはこちらの記事をcheck)
blinkcommunity.hatenablog.com
貸し会議室のメリット・デメリット
メリット
・立地を選ぶことができる
自社のオフィスとクライアント先が離れている場合や、次の仕事がオフィスから離れている場合などはよくあるシチュエーションですよね。
リモートワークが推奨され、オフサイトミーティングも盛んに行われるようになり、仕事場所を自由に選ぶことができる様になりました。そして、貸し会議室もその選択肢の一つなんです。
打ち合わせやセミナーの後に会食が行われる場合も、場所を選ぶことができるとスケジュールの選択肢の幅も大幅に広がりますね！
・設備の充実
カフェとは違い、議論が活発になり声が大きくなっても周りから白い目で見られることはありません。個室の中で人の目を気にせず会議に集中できます。
また、安定したWi-Fi環境から始まり、モニターやホワイトボード、必要に応じた設備が整っている会議室を選ぶことができます。
中には飲食の持ち込みや、ケータリングが可能な会議室も多くあります。最近ではカフェが併設されている会議室もあり、何一つ不自由なく快適に利用することができるんです!!
・生産性の向上
自社のオフィスとは異なり、見慣れないスタイリッシュな空間での会議には自然とモチベーションも高くなるものです。
利用時間は決まっていて、なおかつ費用もかかっているとなると、常に時間と費用を意識することで身が引き締まり、会議をいつもより有意義なものにすることができます!!
デメリット
・確認不足・聞いていた情報と違う
これは本当によく聞く話なのですが、事前の確認不足やネットに乗っていた情報と実際の会議室の違いによって、思うように会議ができないことがあります。
「駅からの距離が遠い」「モニターの接続端子が合わない」といった問題から、「椅子の数が足りない」「Wi-fiがつながらない」といった致命的な問題まで、普段なら経験しない様々な問題に直面することがあります。
・当日に発生するイレギュラー
初めての利用や馴染みのない土地だと、会議室の使い方から建物の場所まで、分からないことも多いはずです。
ビルの中の一室が会議室になっているなんてことも少なくないです。利用者本人が道に迷ったり、クライアントが迷子になり迎えに行かなければならず、予約時間に遅れるなんてことも多々あります。
時には当日になって「会議室の予約ができていなかった」という事例もあります。
そうなったら会議は中止どころか、クライアントからの信頼も失ってしまいます。
失敗しない会議室の選び方
・必ず直接連絡
近年の空きスペースを効率的に利用する流れにより、どんどんと貸し会議室が増えている一方で、上で書いたような問題も増えているのが現状です。
当たり前だと言う人もいるかもしれませんが、利用の際には担当者の方が会議室側と必ず直接連絡をとり、設備に不備がないよう確認をしましょう。
最近ではネットに情報が充実していますが、確実に欲しい条件は再確認することが必要なんです。(事実、多くのお客様が予約の際に、会議の内容に合わせて確認項目を送ってくださいます。)
時間があれば、ミスマッチのないよう下見をしましょう！多くの会議室は下見を無料で受け入れているので、遠慮せずに問い合わせてみましょう!!
・お気に入りはリピートで決まり
じっくりと考えてお気に入りの会議室と巡り合えたなら、リピートするのがオススメです!!
初めて使う会議室は辿り着くにも骨が折れ、またWi-fiの利用や施設に慣れるのにも手間と時間がかかるものです。
よく使う場所で一箇所づつ信頼できる会議室を押さえておくと、余計な心配がいらなくなり、会議やプレゼンの準備に一層集中することができますよ!!
信頼できる会議室を見つけられるように、新しい会議室探しは是非慎重にしましょう。
運営が選ぶ本当にオススメの会議室サイトTOP3
さっきまでは「下見がオススメ」「会議室探しは慎重に・・」なんてことを述べましたが、ただでさえお仕事で忙しいのに、会議室探しに時間をかけている暇はないですよね？
そこで、皆さんがお気に入りの会議室を効率的に、失敗することなく選ぶことができる、貸し会議室の運営側が選ぶ本当にオススメのサイトを紹介します!!
運営側にとって使いやすいサイトは、ユーザーにとってはもっとわかりやすくて、使いやすいサイトであるということを示しているんです!!
これから会議室を利用するという方はもちろん、空きスペースの運営を始めようかと考えている方も必見ですよ!!
第3位 spacee
◆解説
・ポイントは何と言ってもこのシンプルなデザイン。場所から設備、アクセスも一つのページで多くのスペースを調べることができるので、すぐにお気に入りのサイトを見つけることができます。
・デザインも見やすくサイトが重くないので、携帯の画面でもカンタンに調べることができます。電車での移動中や、隙間時間でカンタンに予約したい人にオススメです!!
・ レビュー機能も付いているの安心して使えます
◆運営側のホンネ
・運営がグーグルカレンダーとサイトを連携することができないので、会議室はその場で予約できず承認制のものが多い。(承認制だと利用者数はガクッと下がるんです・・・)
・会議室の写真を高画質でUPすることができない。(人気の会議室に共通しているのは綺麗で中身がよく伝わる写真をサイトに載せていることなんです!!)写真も小さく画質も粗めなので運営側としては苦しいところです。
第2位Instabase
◆解説
・スッキリとしつつデザイン性もすぐれていて、とっても使いやすい!!
・会議室よりもイベントスペースを探している人の方が多いイメージ。
・スペースの写真にこだわっているので、中の様子がとても伝わりやすくミスマッチが起きにくい。パソコンでじっくりとスペースを選びたい方にオススメ!!
・こちらももちろんレビュー機能付きで安心です
◆運営側のホンネ
・グーグルカレンダーと共有できるので、スペース管理が楽です!!(細かいですが一つのスペースには一つのカレンダーしか連携できません)
・一度登録したスペース情報を複製することができるので、たくさんスペースを掲載したい方は手間が省けます。
・スペース情報の編集では、申請に時間がかかるものもあり、時に煩わしいことがありります。(しっかりと運営をサポートしてくれているとも言えます!!)
・手数料が他のサイトに比べて割高になることがある。(スペースの審査によって手数料が変わるので掲載スペースによって異なります)
第1位SPACE MARKET
◆解説
・利用者・知名度ともに圧倒的No.1!!
最近ではCMもやっているので聞いたことのある人も多いはずです!!
・華やかなデザインと高画質な写真により、使いやすくとっても見やすい(個人的には一番おしゃれで好きなデザインです)
・ホスト・ユーザー共にレビュー機能が付いている!!お互いに相手の顔が分かるので、安心して使うことができます。
◆ 運営側のホンネ
・運営側にとても配慮されたサイト!!スペースの編集から収益・実績管理まで非常に見やすいです。
・グーグルカレンダーをスペースごとに複数連携できます!!
「それってなんの意味があるの？」という方もいるともいますが、運営側からすると感動するぐらい素晴らしい機能なんです!!
・ユーザーとのコミュニケーションも一番スムーズに行えます。(お互いのミスマッチをかなり減らせるので、満足度も高いです!!)
・残念ながらスペース情報の複製はできないので、スペースを複数登録したい方は手間がかかります。
まとめ
いかがだったでしょうか？
上記の3サイトは会議室とのコミュニケーションツールとしても使えるので、
サイトを見てもわからない点や、絶対に欠かせないポイントも簡単に直接確認することができますよ。
目的に合わせてサイトを使い分けて、あなたが失敗しない貸会議室選びができることを祈っています!!
最後になりますが、BlinkではSPACE MARKETでだけ、会議室が20%OFFになる、
オープン記念セールをやっています!!
Blinkメンバーと同じ価格で利用することができるので、ぜひこの機会をご利用ください。
オープンセールは年末までですよ!!ぜひお待ちしています!!
この他にもBlinkのイベントスペースや会議室も多数掲載しているので、ぜひチェックしてください!!
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Blink community
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