学生インターンの私でもできた「ゼロから創るイベント企画方法大公開５W２H」Blink六本木
こんにちは！BLINKのインターンのMayです。
現在働いているインターン先BLINKで、右も左も分からないまま、ゼロからイベント企画、運営、司会進行までチャレンジせていただきました。
企画を立てる上で、何から始め、どのようなポイントを抑えてて、イベントを成功させたのかを公開させて頂きたいと思いますので、
これからイベントを始めたいと思っている方やイベント準備を考えている人に対して、この記事でお役に立てたらと思います。
私は「留学という機会の後押しをしたい」という目標のもと、「留学＆キャリア相談会」というイベントを企画しました。その時の事例を入れながらご紹介します。
- 最も重要なポイント＝５W２Hの設定
- まとめ
- イベントの感想
最も重要なポイント＝５W２Hの設定
初めに、
WHYなぜ、WHOだれに、WHATなにを、WHENいつ、WHEREどこで、HOWどうやって、HOW MUCHいくらで、
イベントを開催するのか書き出します。これを具体的に考えるとイベントの目的を明確にすることができ、その目的に沿って企画することができます。
WHY（なぜ開催するのか）
ここで最も重要となるのは、イベントに関わる人物、団体ごとのWHYを考える（もしくはその人物に聴く）ことです。
例：
イベントに関わる人物→ ①自分（企画者）、②BLINK（主催企業）、③ゲストスピーカー（留学エージェントの方）、④ゲストスピーカー（BLINKインキュベーションマネージャー）
①自分：
留学経験があり留学の素晴らしさを伝えたい。就職活動を通して出逢った留学エージェントの方や就職活動と共にキャリア相談に乗っていただいたお二人に大きな影響を受け、是非、より多くの学生にも知ってもらいたいと言う強い想いから今回のイベントを企画しました。
②BLINK（主催企業）：
高い志を持つ若い世代のコミュニティーを創りをし、潜在顧客を獲得したい。
③ゲストスピーカー（留学エージェントの方）：
顧客を獲得したい。「学生に、可能性を信じて羽ばたいてほしい」「学生の背中を押してあげたい」という想いを伝えたい。
（事前にその方に質問しお聴きしました）
④ゲストスピーカー（BLINKインキュベーションマネージャー）：
留学経験を活かして就職活動をしている学生の力になりたいから、彼らに正しい道に進んでほしいという想いがあるから。
WHAT（イベントで何を伝えるか）
１ 参加者がイベントから何を得たいか考え、イベントで何を主に伝えるか書き出す
今回は、留学前後の自分自身がターゲットなので、自身が得たいことをプログラムにしました。
２ イベント当日の進行表の作成
細かい時間設定をし、その時間ごとに運営者の担当業務、自分の動き方、用意するものを書きだし、流れをまとめます。
例：
１ 留学の基本情報、国ごとの違い、帰国後の就職活動への活かし方、グローバルに働く方法を伝える
２
WHO（だれに伝えるか）
ここではイベントのターゲットとなる人を設定します。
例：
留学したい高校生・大学生、グローバルに働きたい人
WHEN & WHERE（いつ、どこで開催するか）
会場と日程を抑えます。WHOを考慮し、ターゲットとなる人が参加しやすい場所選びや日程調整が必要です。
例：
会場はインターン先のイベントスペースBlink（費用の確認、アクセスしやすい）
ターゲットが高校生を含める学生なので、平日だと集客が見込めない→土日昼に開催
HOW（１どのように伝えるか、２どのように集客するか、３どのようにフォローするか）
１どのように伝えるか
WHYとWHATを考慮し、イベントの目的に合ったベストな伝え方を考えます。
・スピーカーに対談形式で話してもらう
→留学の実体験と留学の魅力、スピーカーの方の魅力をより深く知ってもらえる
→一方的でない、インタラクティブなプレゼンテーションになる
・質問・ネットワーキングタイムを設ける
→コミュニティー創りのため
・1日のスケージュールが決まったら、担当を決めます。
当日準備の人員、プロモーション担当、司会進行、音響や設備担当、受付、講師サポート等。
必要担当には、気持ち良く協力していただけるように配慮して事前に依頼しました。
２どのように集客するか
Facebook、Instagram、MeetupなどのSNSを活用し、予算をかけない方法を選びました。そして、それらのSNSに友人招待することで認知を増やしました。
コミュニティーを持っている留学エージェントとblinkのコミュニティーのどちらからもアプローチすることができた点が成功の要因と思います。
３どのようにフォローするか
・スピーカーへの御礼メール
・参加者への御礼メールとアンケート
をお送りしました。
HOW MUCH（費用、参加費の設定）
イベントにかかる費用を書き出し、参加費を設定します。この時点で、収入とコスト、利益の収益シミュレーションを立てます。
何人が参加したら損益分岐点を超えるのかと言う点を明確にすることが大切です。
例：
収入
参加費→無料
コスト
・会場代→無料（Blinkのイベントスペースを活用）
・講演料→無料（留学エージェントの顧客獲得に向けてサポートするので、講演料は無料。場所代や当日進行、プロモーション支援などで互いに費用をかけないカタチで行えるように同意を取った）
・飲食物→2,000円（お菓子代1,200円、ジュース代800円）
・プロモーション費用→無料（Facebook、Instagram、MeetupなどのSNSを活用。友人招待）
・人件費→10,000円（アルバイト時給×2名×4時間＋交通費）
収支
−12,000円 参加者
損益分岐点の考え方
参加費1,000円×12名が一つの損益分岐点と考えられますが、今回は、Blink認知度アップとトライアルイベントというカタチで事前に同意を得ました。
収支で見ると赤字のイベントにも映りますが、 Facebookのフォロワーや連絡先などの顧客情報を得ることができたことを考えると、決してマイナスではないという判断をBlink側からの評価です。
まとめ
このように５W２Hを設定すると、細かい点まで漏れることなく企画の要素をまとめることができます。
やはり、主催者、参加者など人が集う中で、各々の想いが交差しますので、相手の立場になって考えるということが最も大切だということを学びました。
集客に関しては、留学エージェントとBlinkのコミュニティーがあったからこそ、プロモーション費用を抑えて集めることができました。
集客力のある方とのパートナーシップやSNSの活用が重要と思います。
こうしてイベントを通してコスト意識を持つようになりました。
イベントの感想
企画者の私は、当日司会も担当しました。司会で気を付けたこととしては、ゲストスピーカーの紹介の部分です。
私がその人にどのような影響を受けたのか、その人がどう凄い人なのかという要点に絞って紹介することで、とても価値あるスピーカーの方だと伝えることを意識しました。
参加者の方の満足度は非常に高かったと思いますが、イベントは当日やってみないと実際何が起こるかわかりません。
私が想定したターゲットとは異なる参加者にもお越しいただいたり、イベント進行表で決めていた最後の挨拶をすることなく、話が盛り上がっている人には好きなだけ残ってもらうカタチを取ったために最後は流れ解散となりました。
準備の大切さと臨機応変に対応することを学びました。
なにより、イベントのおかげで留学を決意する人や参加者の笑顔が嬉しかったです。
当初の目標だった「留学という機会の後押しをしたい」を達成でき、イベントを成功させることができ、私でゼロから企画運営することができると自信がつきました。
企画・ライター：May
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◆BLINK とは
BLINKは、２０１８年６月に国際的なメンバーによって六本木(東京都港区元麻布３-１-６)に設立されたシェアオフィス・コワーキングスペースです。スタッフは９か国語に対応しており、イギリス、フランス、台湾、オーストラリア、メキシコなど、世界中から集まる外国人入居者の割合は４５％となっています。日本にいながらグローバルなコミュニティーを形成することで、入居者のビジネスの成長を加速させます。当施設は、地下１階から４階まで５フロアのビル１棟すべてが使えるオフィス環境です。
柔軟な賃貸契約に対応しており、自由でクリエイティブな空間とコミュニティーを提供しています。特に１階のカフェエリアでは、コーヒーを飲みながら会話を楽しみ、集中して作業したい際には個室や防音ルームへ。屋上テラスやホワイトボードに囲まれた部屋でアイディアを膨らませるなど、様々な働き方を実現出来ます。
